고화질의 사진, 동영상 등 디지털 정보량이 폭증하면서 방대한 데이터 중 자신에게 필요한 자료를 선별해 보관하는 등의 개인 데이터 관리 필요성이 부각되고 있다.

시장조사기관 IDC에 따르면, 올해 생성될 디지털 정보량은 1.2ZB(제타바이트), 즉 1.2조GB(기가바이트)에 이를 것으로 예상된다.

이 같은 수치는 2천페이지 분량의 문서를 707조부 복사한 분량으로, 폭스TV 히트 시리즈 ´24´의 모든 에피소드를 1억2천500만년 동안 계속해서 상영할 수 있는 분량이다.

그러나 사람들은 제한된 스토리지 공간을 가지고 있어 모든 자료를 보관할 수 없을 뿐아니라, 방대한 자료 중 자신이 원하는 자료를 찾기에도 어려움을 겪고 있는 상황이다.

상황이 이렇다보니 문서와, 사진, 동영상 등 불어난 데이터의 관리 방법에 대한 사람들의 관심 역시 높아지고 있는 것이다.

스토리지 관련 솔루션 업체인 아크로니스는 IT전문가들로부터 자문을 얻어 선정한 ´개인 데이터 관리 7계명´을 소개했다.

▲파일 이름 주제어, 날짜 붙이기
데이터 관리의 시작은 파일을 만들 때 시작된다. 즉, 파일의 이름을 어떻게 작명하느냐가 파일관리의 시작인 것이다. XLS, DOC, PPT 등의 각종 파일은 문서를 열어보지 않는 이상 파일의 이름만 보고 그 파일의 내용을 판단할 수밖에 없다. 그런 만큼 파일의 이름을 결정할 때 날짜, 파일 요약 단어, 주제어, 수정 횟수 등을 이용해 나만의 정해진 규칙에 따라 기록해 정하는 것이 좋다.

▲폴더는 시간, 업무 별로 분류해 다단계로 구성하기
파일 관리만큼 중요한 것이 파일을 담아두는 폴더이다. 그러나 폴더의 생성과 분류, 구분은 업무 특성과 파일 관리 방법 등에 따라 천차만별이고 그 차이가 크기 때문에 그 규칙을 정하기가 쉽지 않다. 폴더를 체계적으로 생성해서 폴더의 주제와 분류에 맞게 파일을 담아둬야 파일을 손쉽게 찾을 수 있다. 시간의 흐름에 따라, 업무 프로세스에 따라 순차적으로 파일이 생성되는 경우에는 숫자를 붙여 폴더 이름을 정하는 것이 좋다. 파일이 많을 경우에는 폴더 안에 서브 폴더를 별도로 생성해서 파일을 관리하는 것도 좋다.

▲바탕화면에 대용량 파일 보관 줄여 컴퓨터 성능 높이기
데이터는 바탕화면에 바로 저장하지 말고, 가능하면 별도의 폴더를 만들어 저장해야 컴퓨터 성능 저하를 막을 수 있다. 업무에 바빠 프리젠테이션 파일이나 동영상 파일 등 대용량 파일들을 바탕화면에 저장해 두면 CPU(중앙처리장치) 점유율이 높아져 다른 프로그램들의 처리 속도가 늦어질 수 있다.

▲사용하지 않는 동일 응용 프로그램 정리하기
컴퓨터로 인터넷을 접속해 사용하다 보면, 각종 동영상 플레이어, 무료 백신, 보안 접속 등을 위한 다양한 응용 프로그램들을 다운로드 받아 실행해야만 하는 경우가 생긴다. 이런 프로그램들을 무심코 두다 보면 1년 사이에도 수십 개의 응용 프로그램들을 사용하지 않고 저장만 해두는 경우가 다반사다. 정기적으로 컴퓨터 제어판에서 프로그램 추가/제거를 확인해 수개월이상 사용하지 않은 프로그램들을 지워주는 것이 좋다.

▲중요도에 따라 데이터 백업을 주기적으로 실행하기
데이터를 한 곳에만 저장해두면 언젠가 갑작스러운 오류로 중요 데이터들을 잃을 우려가 있다. 데이터가 있는 폴더들을 중요도 별로 분류해 백업 받는 일정표를 만들어 시행한다. 파일의 중요도에 따라 데이터들을 분류해 중요한 폴더는 매일, 덜 중요한 폴더는 매주, 중요하지 않은 폴더는 매달 백업을 받아 보관하는 것이 현명하다.

▲하드드라이브는 C와 D로 분할해 데이터들을 별도 보관하기
일반적인 컴퓨터에는 하드디스크 1개안에 하나의 드라이브(대게 C드라이브)에 OS(Windows)를 설치하고, 프로그램도 깔고 데이터(여러 가지 종류의 파일들, 사진 등등)를 저장하게끔 돼있다. 하지만 하드디스크를 C와 D드라이브를 나눠 C드라이브에는 OS 및 프로그램을 설치하고, D드라이브에는 데이터들을 보관하는 것이 안전하다. 컴퓨터를 사용하다 보면 바이러스나 여러 가지 이유로 인해 OS를 재 설치해야 하는 경우가 종종 발생하는데, 이때 C영역을 포맷하고 OS와 프로그램을 재 설치하더라도 D영역에 있는 데이터는 디스크 자체가 물리적으로 고장 나지 않는 한 안전하게 데이터를 보존할 수 있다.

▲외장 하드에 데이터들을 백업해 데이터 이중 보관으로 안정성 높이기
데이터들을 컴퓨터에 잘 정리하는 것도 중요하지만 내장 하드의 고장이나 오류가 발생하는 사태에 대비해 별도의 저장 장치인 외장 하드드라이브를 구매해 데이터를 별도로 보관해 두는 것이 좋다. CD에 데이터를 저장하더라도 CD는 영구매체가 아니기 때문에 3년 정도 지나면 저장된 데이터가 손상될 가능성이 매우 높다. 또한 USB메모리는 데이터의 장기 보관 보다는 임시 저장 및 이동 관리 용도로 사용하는 것이 좋다. 이에 요즘 많이 보급되고 있는 수백GB에서 1TB이상의 대용량을 제공하는 저렴한 외장 하드드라이브에 주요 데이터들을 한 번 더 저장해 데이터를 안전하게 보관할 수 있다.